Canal Ético

SISTEMA DE INFORMACIÓN ESPAÑA

La ética y el cumplimiento son asunto de todos en Ingerop. Para ayudar a sus empleados a actuar siempre con profesionalidad, integridad e independencia, Ingerop ha adoptado un Código de Integridad, así como políticas y procedimientos complementarios.

Ingerop cuenta con un procedimiento de información basada en las leyes francesas “Sapin 2” y “Waserman” así como recomendaciones de la agencia antifraude. En esta política adaptamos el modelo del grupo a la reciente ley española 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas, que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Este sistema de información permite a todos los empleados y partes interesadas:

• Notificar fallos de funcionamiento, comportamientos sospechosos o irregularidades de los Códigos del grupo.
• Contribuir a la mejora del sistema de prevención de riesgos de Ingerop.
• Participar en el desarrollo de una cultura ética y de cumplimiento dentro del Grupo.

¿A QUIÉN APLICA?

Cualquier persona que haya obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional en INGEROP, puede informar a través del Sistema de información:

• Cualquier persona que ejerza -o haya ejercido- funciones por cuenta del Grupo Ingerop, independientemente de su estatuto (contrato indefinido o de duración determinada, prestador de servicios externo, etc.) o de su cargo, puede presentar una información a través del sistema de denuncia de irregularidades del Grupo Ingerop.
• El sistema de información también está abierto a los accionistas y asociados del Grupo y sus empresas, a sus directivos, así como a sus socios económicos (clientes, subcontratistas, etc.) y otras partes interesadas del Grupo (autónomos, comunidades locales, asociaciones de residentes locales, etc.).

¿QUÉ PUEDE NOTIFICARSE?

El sistema de Información, a través, del canal interno de información del grupo Ingerop, permite comunicar cualquier información relativa a:

• Un delito o falta (por ejemplo, corrupción, fraude, etc.);
• Una amenaza o un perjuicio para el interés público;
• Una violación o un intento de ocultar una violación de un compromiso internacional vinculante (por ejemplo, Derechos de la Unión Europea, la convención de las Naciones Unidas contra la corrupción, la Declaración Universal de los Derechos Humanos, etc.);
• Una violación de las disposiciones del Código de Integridad de Ingerop;
• Infracciones al derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo.

¿QUÉ ES UN INFORMANTE?

El informante puede ser cualquier persona, que tenga o haya tenido algún tipo de relación con Ingerop, además debe actuar de buena fe y no debe recibir compensación económica directa por la información presentada.

La ley prohíbe expresamente los actos que constituyan represalias, que supongan un trato desfavorable que sitúe en situación de desventaja al o los informantes.

La misma ley, prevé una serie de medidas de apoyo y medidas de protección frente a represalias (ley 2/2023 de 20 de febrero Titulo VII – Medidas de protección).

La protección de los informantes prohíbe represalias, amenazas o intentos de represalia.

FACILITADORES

Los informantes pueden ser asistidos o asesorados por terceros, de forma gratuita por parte de las autoridades competentes, incluyendo apoyo financiero y psicológico de la Autoridad Independiente de Protección al Informante A.A.I.

Los facilitadores también están protegidos ante cualquier forma de represalia.

¿CÓMO PRESENTAR UN INFORME?

Para ser considerado informante, se debe actuar de buena fe y no debe recibir ninguna compensación económica directa por la información presentada.

El informante puede tener conocimiento personal de los hechos, o pueden habérseles comunicado.

El autor de la información no incurrirá en ningún procedimiento disciplinario y estará protegido contra cualquier forma de represalia por utilizar el sistema de buena fe, incluso si los hechos resultan ser inexactos posteriormente o no dan lugar a ninguna acción de seguimiento.

• La comunicación puede presentarse de forma escrita o verbal.
• En cualquier caso, se guardará un registro de la información de forma escrita o grabada.

Otra posibilidad es, presentar una información durante una reunión cara a cara. Se organizará en un plazo máximo de 7 días luego del acuse de recibo de esta.

La Ley también establece la creación de un Sistema de Información externo, creado por la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. donde puede presentar la información.

En todos los casos, debe:

• informar de los hechos de los que tenga conocimiento.
• hacer su informe lo más objetivo y detallado posible.
• Transmitir cualquier información o documento, independientemente de su soporte o firma, que pueda apoyar su informe.

¿CÓMO SE GESTIONAN LAS INFORMACIONES?

PASO 1: REVISAR LA INFORMACIÓN PRESENTADA

El responsable de Compliance deberá:

• tratar cada información con seriedad, inmediatez, exhaustividad imparcialidad y confidencialidad.
• identificar sus posibles intereses personales.
• asegurarse de que la información está razonablemente fundamentada y/o documentado, solicitando información adicional si es necesario.

El responsable de Compliance comprobará que la información presentada es aceptable, es decir, que se ha hecho de buena fe y sin interés financiero, y le informará -en un segundo paso- de las medidas adoptadas.

Una vez presentada la información, él informante recibirá un acuse de recibo en un plazo de 7 días. Tenga en cuenta que esto no significa que sea aceptable.

PASO 2: INVESTIGACIÓN

Aceptada la información, se tomará una decisión sobre su tramitación en un plazo de tres meses, pudiendo ser prorrogado 3 meses más.

El responsable de Compliance enviará un informe al Comité de Ética sobre las medidas de seguimiento de su informe en el plazo de un mes. El Comité de Ética se reunirá en un plazo de 10 días a partir de la recepción del informe para:

• decidir si el caso debe cerrarse o si debe llevarse a cabo una investigación. En este caso, definir, si es necesario:
• las condiciones de la investigación ulterior.
• las personas encargadas de las inspecciones y los controles.

Al término de la investigación, el Comité de Ética se reunirá por segunda vez, a iniciativa del director de Ética, para:

• revisar los hechos y los elementos recogidos a través de las investigaciones realizadas.
• tomar una decisión final:
  • bien no tomar medidas basándose en el informe;
  • iniciar los procedimientos disciplinarios y/o judiciales pertinentes contra la persona objeto de la información, o contra el autor de una información abusiva.

PASO 3: INFORMARLE DEL RESULTADO DE LA INVESTIGACIÓN

Siempre se le informa de la decisión adoptada por el Comité de Ética.

PASO 4: INFORMAR A LA PERSONA OBJETO DE LA INFORMACIÓN

En aras de la transparencia y con el fin de cumplir con los requisitos de La ley de Protección de Datos, el sujeto objeto de una información, es informado de la misma en el plazo máximo de un mes, a menos que exista riesgo de destrucción de pruebas.

En este caso, se les informa tras la adopción de medidas cautelares (incautación de documentos, verificación de ordenadores, etc.).

  PUEDE OBTENER ASISTENCIA

El informante y/o la persona objeto de la información podrán ser asistidos por cualquier persona de Ingerop de su elección en cualquier fase del tratamiento de la descripción.

¿CUÁLES SON SUS DERECHOS COMO INFORMANTE?

> Si la información presentada no es aceptada

Recibirá la siguiente información:

• resumen de los hechos informados.
• las razones por las que su información no se ha considerado aceptable.
• Las personas que han contribuido al tratamiento de su información.

> Si la información presentada es aceptable

Está protegido contra cualquier forma de represalia si:

• tuvo conocimiento de la información en cuestión en el ejercicio de sus actividades profesionales o personalmente.
• ha realizado la comunicación utilizando el sistema interno de denuncia de Ingerop descrito en este procedimiento.

¿CUÁLES SE PROTEGEN LOS DATOS RECOGIDOS?

Datos recogidos

La información que puede recogerse en el marco de este sistema de información de irregularidades es:

1. la identidad, el cargo y los datos de contacto de:
   • el autor de la información.
   • la persona o personas objeto de la descripción.
   • la(s) persona(s) implicada(s) en la recogida o investigación de la descripción.
2. los hechos informados.
3. la información o documentación recabada durante la investigación de la descripción, cualquiera que sea su naturaleza o soporte.
4. el informe sobre la investigación elaborado por el responsable Compliance.
5. el seguimiento dado a la información.

Todos los datos suministrados y recabados durante el procedimiento de información respetaran lo establecido en la Ley de Protección de Datos.

Respeto de la confidencialidad

En cumplimiento de las disposiciones legislativas y reglamentarias vigentes, el Grupo Ingerop trata cada comunicación con la más estricta confidencialidad en todas las etapas del tratamiento, con el fin de proteger la identidad del autor de la información, del o de los sujetos informantes y de cualquier tercero mencionado en el informe. En este sentido, Ingerop ha establecido canales de recepción de informaciones externas:

• Una dirección de correo electrónico alojada fuera del sistema de información del Grupo.
• Dirección postal situada fuera de los locales de las distintas entidades del Grupo.

Duración del almacenamiento de datos

Si la información presentada no entra en el ámbito de aplicación del procedimiento, la información recogida se destruye inmediatamente.

Si la información entra en el ámbito de aplicación de este, la información recopilada se conservará durante un máximo de 2 meses tras la finalización de la verificación, a menos que se inicie un procedimiento disciplinario o judicial.

Cuando se inicia un procedimiento disciplinario o judicial contra el empleado objeto de la información o contra el autor de una información abusiva, la información recogida se conserva hasta el final del procedimiento y luego se destruye en un plazo máximo de 3 meses.

Una vez tratada la descripción, el informe y los elementos aportados a lo largo de las etapas de tratamiento se archivan, previa anonimización de los datos personales. A continuación, los datos se archivan y se conservan en un sistema de información separado y seguro, de acceso restringido, durante un periodo no superior al necesario para un litigio.

¿QUÉ OCURRE DESPUÉS DE UNA INFORMACIÓN?